Huishoudelijk regelement Huurdersvereniging Gendt

Huishoudelijk reglement Huurdersvereniging Gendt

AFKORTINGEN EN DEFENITIES
Algemeen Bestuur (AB)
Art (artikel)
Dagelijks bestuur (DB)
Huishoudelijk reglement (HR)
Statuten: statuten van Huurdersvereniging Gendt vastgesteld op 23-5-2022
Vereniging: Huurdersvereniging Gendt)

ALGEMEEN BESTUUR
Artikel 1
1. Het rooster van aftreden van de bestuursleden, conform art.6 van de statuten, wordt
opgemaakt door het AB.
2. De voorzitter, secretaris en penningmeester zullen niet in eenzelfde jaar voor aftreden
worden voorgedragen.
3. Het AB bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Daarnaast kan het
AB aangevuld worden met maximaal zes algemene bestuursleden (zie art. 5 lid 1 van de
statuten)
4. Bij een tussentijds aftreden neemt het nieuw benoemde bestuurslid de plaats van de
aftredende in op het rooster. Zie in dit verband ook art. 6 van de Statuten.
5. In de vergadering van het AB dienen besluiten met volstrekte meerderheid (helft + 1) te
worden genomen. (zie art. 8 van de Statuten)
6. Ten minste eenmaal per jaar wordt een evaluatie gehouden ten aanzien van de
werkzaamheden en het functioneren van het bestuur. Van deze evaluatie wordt een
verslag gemaakt.
7. Ten minste eenmaal per twee jaar beoordeelt het AB of het HR dient te worden aangepast.

DAGELIJKS BESTUUR
Artikel 2
1. Het DB kan in spoedeisende gevallen treden in de competentie van het AB.
2. Het legt in dit geval in de eerstvolgende AB-vergadering verantwoording af van het door
haar gevoerde beleid.
3. Het DB bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester.
4. In de vergadering van het DB dienen besluiten met volstrekte meerderheid (helft + 1) te
worden genomen. (zie art. 8 lid 4 van de Statuten)
5. Bij ontbreken van overeenstemming wordt het voorstel in het AB aan de orde gesteld.

COMMISSIES & WEKRGROEPEN
Artikel 3
1. Het bestuur heeft de bevoegdheid een werkgroep/Commissie in te stellen en op te heffen,
mits de taak van deze is gericht op het bereiken van de doelstelling van de vereniging
zoals omschreven in artikel 3 van de statuten.
2. De werkgroep/commissie welke ingesteld wordt door het AB. In goed overleg zal de AB
middelen beschikbaar stellen. Nadere afspraken over notuleren etc. worden gemaakt met
de werkgroep.
3. In elke werkgroep/commissie zit een lid van het bestuur.
4. Voor werkzaamheden van de werkgroep/Commissie gelden geen vergoedingen behalve de
reiskosten overeenkomstig artikel 10, lid 9 van het HR.
5. De commissies hebben minimaal 2 maal per jaar een overleg met het AB.
6. Bewonerscommissies hebben een zelfstandige positie ten opzichte van het AB.
Artikel 4
Wanneer een dagelijks bestuurslid tussentijds zijn lidmaatschap van het AB neerlegt, eindigt
daarmee tevens zijn lidmaatschap van het DB.

VOORZITTER
Artikel 5
De taak van de voorzitter omvat tenminste de volgende zaken:
1. Geeft sturing en leiding aan de dagelijkse gang van zaken.
2. Zorgdragen voor het nakomen van de bepalingen van de statuten, het Huishoudelijk
Reglement en de regels ten aanzien van de verkiezing en benoeming van nieuwe
bestuursleden.
3. Het leggen en onderhouden van contacten, zowel binnen als buiten de vereniging, die
bijdragen aan een goede functionering van de vereniging.
4. De voorzitter ondertekent de officiële stukken.

SECRETARIS
Artikel 6
De taak van de secretaris omvat in ieder geval of het organiseren daarvan:
1. Het verzorgen van de notulen van de vergaderingen van het AB, DB en
leden/jaarvergadering.
2. Het verstrekken van de vergaderstukken aan AB.
3. Het opstellen van het jaarverslag.
4. Het voeren van de correspondentie van de vereniging.
5. De secretaris kan worden ondersteund door een vrijwilliger of freelancer (zie art. 5, lid 5
en lid 7 van de Statuten).

PENNINGMEESTER
Artikel 7
De taak van de penningmeester omvat in ieder geval of het organiseren daarvan:
1. Het financieel beheer van de vereniging.
2. Het opstellen van de jaarlijkse begroting.
3. Het zorgdragen voor een tijdige controle van de financiële administratie door een externe
financieel deskundige welke is aangewezen door het AB.
4. Bij alle betalingen wordt het vierogen principe toegepast
5. De penningmeester kan worden ondersteund door een vrijwilliger of freelancer (zie art. 5,
lid 6 en lid 7 van de Statuten).

Artikel 8
1. Indien een van bovengenoemde functies vacant zijn, zal deze functie worden
waargenomen door iemand vanuit het AB.
2. Indien een van de DB leden niet in staat is om zijn functie of verantwoordelijkheden uit te
oefenen wordt deze persoon op aanwijzen van het AB vervangen.

VERGADERINGEN

Artikel 9
1. De agenda van de te houden vergadering vermeldt in ieder geval de vaststelling van het
verslag van de vorige vergadering, welk verslag tevoren aan de leden van het bestuur
wordt toegezonden.
2. De agenda bevat ook als agendapunt een financiële stand van zaken.
3. Het AB kan aan het DB bevoegdheden delegeren. Uitzondering op deze
delegatiebevoegdheid betreft het goedkeuren van de begroting, de benoeming van nieuwe
bestuursleden en het voorstel en besluit tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement.
4. De vergaderingen van het AB en DB kunnen desgewenst worden bijgewoond door een
externe adviseur, welke dan adviserend is.

VERGOEDINGEN
Artikel 10
1. Bestuursleden, onbezoldigde adviseurs en leden van de adviesraad ontvangen een
vrijwilligersvergoeding, nader overeen te komen inclusief voorbereiding en eventuele
acties.
2. De ontvanger van de vrijwilligersvergoeding dient zelf dit aan te geven op een
declaratieformulier.
3. De penningmeester stelt het declaratieformulier beschikbaar.
4. Het bestuurslid en eventuele commissie/werkgroep leden dienen een ondertekend
formulier in bij de penningmeester.
5. Onvolledige declaratieformulieren (de kolommen niet allemaal ingevuld) worden niet
in behandeling genomen.
6. Aan het begin van de nieuwe maand moet een declaratieformulier worden ingediend
met betrekking tot de gemaakte kosten van voorgaande maand.
7. Een declaratieformulier kan tot max. twee maanden terug worden ingediend.9.
Bestuursleden, eventuele commissie/werkgroep leden van de adviesraad ontvangen
voor het uitoefenen van hun taken een kilometervergoeding van het wettelijk bedrag
per kilometer in verband met de kosten voor het gebruik van eigen auto. De
ontvanger van de kilometervergoeding levert bij de penningmeester een overzicht aan
van de verreden kilometers. Deze kilometers kunnen worden vermeld op het
declaratieformulier.
8. De kosten voor het openbaar vervoer worden aan de bestuursleden, eventuele
commissie/werkgroep leden van de adviesraad vergoed op basis van werkelijk
gemaakte kosten. Hiervoor dient dit te worden aangegeven op declaratieoverzicht met
daarbij (bijvoorbeeld overzicht van www.ov-chipkaart.nl of fysiek kaartje) in bij de
penningmeester.
9. 11. Ten aanzien van het totaal aan vergoedingen (vrijwilligersvergoeding,
kilometervergoeding, andere kostenvergoedingen en de waarde van vergoedingen in
natura) geldt dat dit niet hoger is dan het door de Belastingdienst vastgestelde
maximum op grond van de ‘vrijwilligersregeling’ (maximaal € 180,00 per maand 10
maanden) en € 1.800,00 per jaar, prijspeil 2021).
12. De vrijwilliger is zelf verantwoordelijk voor opgave bij de Belastingdienst indien de
max. vrijstelling van vrijwilligersvergoeding wordt overschreven zowel uitbetaald in
geld als in natura. De vereniging kan hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld.
Wijzigingen zullen als voorstel ter advisering worden voorgelegd bij de algemene
ledenvergadering
Op aanvraag kan een jaaropgave, van de uitbetaalde vergoedingen, opgevraagd
worden bij de penningmeester.
De penningmeester zal zijn eigen declaratie niet goedkeuren, de voorzitter is hiervoor
bevoegd.

ALGEMENE LEDENVERGADERING
Artikel 11
1. De algemene ledenvergadering wordt bijeengeroepen en gehouden zoals is geregeld in
artikel 11 van de statuten.
2. De algemene ledenvergadering zal in de beschikbare media worden gepubliceerd, vier
weken voordat de algemene ledenvergadering plaatsvindt.
3. Agenda en al de te bespreken stukken zijn via de website van de huurdersvereniging te
downloaden zijn beschikbaar een week voordat de jaarvergadering plaatsvindt.
4. Bij de algemene ledenvergadering is het mogelijk om via digitaal dan wel online te
stemmen.

SLOTBEPALINGEN
Artikel 12
1. Indien dit HR strijdig is met de statuten, prevaleren de statuten
2. In gevallen waarin dit Reglement niet voorziet of ingeval enig artikel voor verschillende
uitleg vatbaar is, besluit het AB.
3. Wijzigingen in dit Huishoudelijk Reglement kunnen alleen aangebracht worden door het
AB, bij volstrekte meerderheid van stemmen en na goedkeuring van de AR.
4. Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag waarop het is goedgekeurd en is
vastgesteld door het AB.
5. Indien statuten en HR ergens niet in voorzien zal het AB hier een besluit over nemen na
het voorstel van het DB.
6. Het Huishoudelijk Reglement zal een jaar na vaststelling worden geëvalueerd binnen het
AB en eventueel bijgesteld worden.
Aldus vastgesteld op de Algemene Ledenvergadering van 23-5-2022

Handtekening:
Paul Verhoeven
Voorzitter Secretaris

VERKIEZING
Artikel 3
1. De verkiezing van de bestuursleden vindt plaats bij schriftelijke verkiezingen.
2. Het bestuur organiseert de verkiezing via de algemene ledenvergadering en kan hiervoor
een verkiezingscommissie instellen. Organisatie van de verkiezing geschiedt met in
achtneming van het in dit reglement bepaalde.
Artikel 4 KANDIDAATSTELLING
7. Uiterlijk twee weken voor de verkiezing worden de kiesgerechtigden door mededeling op
de website van de vereniging in de gelegenheid gesteld zich kandidaat te stellen.
8. Kandidaten voor de verkiezing kunnen worden voorgedragen door het AB, door
bewonerscommissies of door een groep van individuele kiesgerechtigden. Ook is het mogelijk
om de kandidaatstelling te doen Tijdens de ALV indien de ALV hiermee instemt. De
kandidaatstelling door Bewonerscommissies of individuele kiesgerechtigden geschiedt middels
schriftelijke aanmelding bij het bestuur c.q. bij de verkiezingscommissie. De voordracht dient
vergezeld te gaan van de naam en handtekening van tien kiesgerechtigde huurders indien de
kandidaat door individuele huurders wordt voorgedragen.
9. Het Bestuur c.q. de verkiezingscommissie geeft aan of de kandidaat aan de gestelde
criteria voldoet zoals bij 8 beschreven Een ieder die is aangemeld wordt schriftelijk hierover
geïnformeerd.
10. Op de kieslijst wordt van iedere kandidaat vermeld de naam, diens leeftijd en de
woonplaats waar hij woonachtig is.
11. Op basis van de kandidaatstellingen wordt een kieslijst opgesteld voor huurders De
namen van de kandidaten worden in alfabetische volgorde vermeld.
IV VERKIEZING
12. De verkiezing vindt plaats door publicatie op de website van de vereniging. Op de kieslijst
staat de datum van de algemene ledenvergadering
13. Iedere kiesgerechtigde brengt maximaal zoveel stemmen uit als er beschikbare zetels zijn
in het bestuur. Het aantal uit te brengen stemmen staat op de kieslijst vermeld.
15. Het kiesrecht is onvervreemdbaar.
V UITSLAG
16. Het aantal kandidaten, overeenkomend met het aantal beschikbare zetels, worden
kandidaten benoemd geacht. Indien de stemmen staken, beslist het lot.
Leidt toewijzing van zetels aan kandidaten tot afwijking van de samenstelling uit art 1, dan
blijven zoveel zetels onvervuld tot aan art 1 wordt voldaan.
18. Na telling worden de gebruikte kieslijsten in gesloten enveloppen bewaard. Indien twee
weken na de verkiezingsuitslag door een kiesgerechtigde geen bezwaren tegen de
vaststelling van de verkiezingsuitslag zijn binnengekomen worden de gesloten enveloppen
vernietigd. Indien wel bezwaren door een kiesgerechtigde tegen de vaststelling van de
verkiezingsuitslag zijn binnengekomen, zal de voorzitter van Vereniging een commissie
instellen.
VI TUSSENTIJDSE VACATURE
19. Ingeval van een tussentijdse vacature zal het bestuur dit kenbaar maken op haar
website. De open plaats kan worden ingenomen door diegene die volgens de laatstgehouden
verkiezing, in volgorde van de uitslag van de verkiezing, daarvoor met inachtneming van het
bepaalde in artikel 16 als eerste in aanmerking komt en mits nog wordt voldaan aan de
vereisten als bedoeld in artikel 6 en artikel 1. Kan op deze wijze niet in de vacature worden
voorzien, dan wordt daartoe een tussentijdse verkiezing gehouden indien het aantal
bestuursleden lager uitkomt dan het minimale aantal volgens art 1 van de statuten, tenzij
binnen zes maanden een algemene verkiezing plaatsvindt.
VII OVERIGEN
20 Dit reglement kan uitsluitend worden gewijzigd en aangevuld door het bestuur en na
goedkeuring door de algemene leden vergadering
21 In geval van strijdigheid van dit reglement met de statuten van de Vereniging
HUURDERSBIJ1, prevaleren de statuten.

Aldus opgemaakt en vastgesteld d.d. 23-05-2022
Namens het bestuur,
Paul Verhoeven.
Voorzitter